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一、企业档案分类如何分类?
要看企业的性质和经营范围
一般的分法是:
1、行政工商资料为第一分类;
2、人事资料为第二分类;
3、项目资料为第三分类;
以上三个只是大的分类,每个分类下还要有细分:
1、行政工商资料细分
(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等)
(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)
(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等
(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等
2、人事资料细分:
(1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)
(2)每月考核资料
(3)培训资料(培训台账等)
(4)薪资标准资料
(5)员工工作计划及总结等
(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同
3、项目资料细分
项目资料根据公司经营性质分法不同,比如生产性的和销售型的资料。
二、档案如何分类与归档?
一、首先得看是否属于归档范围。
二、按年度分。然后按照机构分类或者按照问题分类。如果按机构分类,除人事档案外,全部集中统一管理。比如:行政,财务,工会,业务等等。
三、整理:编页码、盖归档章,打印卷内目录,装盒,上架。
三、档案如何分类整理?
档案分类整理的方法:
一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,50px三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围
(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
(3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
(4)会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
6)按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
1)以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。
2)一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。
3)以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4)以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
5)以“件”为单位档案整理的适应范围:
(1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。
(2)企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,
(3)声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》
四、会计档案是如何分类的?
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。 会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。 会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限,该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,具体规定如下: 1、需要永久保存的会计档案有: 年度决算财务会计报告;资本金、股金及股权明细;开销户登记簿;客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单(卡)收据;账销案存的清单或资料。会计档案保管登记簿、销毁清册;7有价单证、业务公章销毁清册;机构变动交接清册;有权机关查询、冻结及扣划书;己用凭证、账簿登记簿;会计系统数据移植日的所有会计档案;会计初始环境文本、基础数据维护修改有关记录、文件;其他需要永久保管的档案。 2、保管期限为25年的会计档案有: 现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。 3、保管期限为15年的会计档案有: 会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。 4、保管期限为10年的会计档案有: 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报;税收会计报表(包括票证报表)。 5、保管期限为5年的会计档案有: 下级行上报的中期财务会计报告(月度、季度、半年度报表及附件、说明);联行往来清单及查询查复书;密押代号表使用保管登记簿;存、贷款单位余额对账回单;固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片;客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议;其他需要保管五年的会计档案。 6、保管期限为3年的会计档案有: 各级行本身及汇总全辖的日计表;会计系统运行日志;不定期报表;会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料;流水账;其他需要保管三年的会计档案。
五、文书档案应如何分类?
全宗内档案分类方法可有许多,归纳起来有下面几种:
1.年度分类法
年度分类法,就是根据形成和处理文件的年度,将全宗内档案分成各个类别.
2.组织机构分类法
组织机构分类法,就是按照立档单位的内部组织机构,把全宗内的档案分成各个类别.
3.问题分类法
问题分类法,又称事由分类法.就是按照全宗内档案反映的问题进行分类.
4.保管期限分类法
就是将归档文件按划定的保管期限分类.
5.作者分类法
它是按照档案的作者来分类.以区人民政府为例,如采用作者分类法,就可分为国务院文件,省人民政府文件,区人民政府等几大类.
以上几种最常用的是前三种,但在实际工作中,较少单独使用一种分类方法,一般是几种分类方法分层联合使用,根据有关规定,文书档案有以下四种联合分类形式:1.年度-组织机构分类法. 2.年度-问题机构分类法.
3.组织机构-年度分类法. 4.问题-年度分类法等.
六、档案分类代码表如何设置?
1档案分类
1.1 档案一级类目的设置
一般按以下类别设置:1、管理档案 2、会计档案 3、设备仪器档案 4、职工档案 5、实物档案 6、照片档案 7、音像档案 8、电子档案
1.2 档案二级及二级以下类目的设置
(1)管理档案二级类目按年度(文件材料形成年度)设置;三级类目按保管期限设置。
(2)会计档案二级类目按其种类设置(财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它)设置;会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目(即三级类目)按年度设置。
(3)设备档案二级类目按设备型号设置。
(4)职工档案按干部、工人设置,三级类目按姓氏拼音(26个英文字母)设置。
(5)实物档案二级类目按实物种类设置。
(6)照片档案二级类目按年度设置。
(7)音像档案二级类目按载体种类设置。
(8)电子档案二级类目按年度设置。
2 档号编制
档号由类目号、件号组成。
2.1 类目号的编制
(1)一级类目采用大写汉语拼音字母编写,即GL:管理、KJ:会计、SB:设备、ZG:职工、SW:实物、ZP:照片、YX:音像、DZ:电子
(2)二级及二级以下类目:管理类、照片二级类目为年度号,会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写;管理类的三级类目为保管期限号(永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”),会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目(即三级类目)为年度号。
2.2 件号的编制
(1)各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号。
(2)阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。
(3)类目号与件号中间用间隔号“-”隔开
2.3 档号示意
(1)管理档案
GL2005·1-1 2005年永久的管理类档案第1件
GL2005·2-1 2005年长期的管理类档案第1件
GL2005·3-1 2005年短期的管理类档案第1件
(2)会计档案
KJ1-6 财务报告第6件(历史以来)
KJ2·2005-8 2005年账簿第8件
KJ3·2005-16 2005年会计凭证第16件
KJ4·2005-1 2005年会计类其它材料第1件
(3)设备档案
SB1-1 **型号设备第1件
SB2-12 **型号设备第12件
(4)职工档案
ZG1.1-1 干部类姓艾第1件
ZG1.2-2 干部类姓毕第2件
ZG2.1-26 工人类姓安
七、文书档案如何分类,整理?
首先是归档和不归档的范围,其次是归档文件的期限,新规则是永久、30年、10年,然后每个期限再按发文、收文排列,收文按国家、省、市、县顺序排列,同一事件排在一起。
八、事业单位档案如何分类?
人事档案怎么分类
人事档案有:收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。
第八条人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务,应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职,解除劳动合同或被开除、辞退等,已办理离公司手续者,应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取,并履行登记手续,不准邮寄或交本人自带。
十一、对转出的档案,必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,加盖公章和经办人印章。
第九条新接收档案,档案材料不全,可不予接收。接收档案后,应将基本档案资料录入计算机内。员工调出,档案材料转出时,应从计算机内注销员工基本档案
九、乡镇档案如何分类整理?
1、文书档案先区分年度,再分类别按问题进行整理。
2、会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类整理。
3、科技档案:产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。
4、声像实物档案按载体形式分年度按问题或按问题跨年度整理。但在一个乡镇内只能采用一种方法。
十、学历档案分类?
档案的种类分为:学籍档案、人事档案、职工档案。1、学籍档案学籍档案即一名学生在校就读所录入的个人信息,包括姓名,家庭住址,身份证号等基本个人信息,以及学号,入学时间,学籍情况等学校相关信息。它记录着该学生的基本情况,有利于学校或其他部门直接获取该学生基本信息。
2、人事档案
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。
3、职工档案
职工档案是指企业劳动、人事部门知在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案是国家档案的组成部分。
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